Terus ke kandungan
Saif Muhtar Business Systems Educator
Saif Muhtar Business Systems Educator

Jentera Sistem Pengendalian Perniagaan

Jentera BOS: bagaimana kerja mengalir, siapa memutuskan, bagaimana syarikat menjaga masa.

Bahagian kerja yang membolehkan pasukan menjalankan kerja rutin: kitaran, hak keputusan, kalendar, kad skor, disiplin tunai dan teknologi.

Ambil Diagnostik BOS Pasang BOS dalam syarikat anda

Bagaimana kerja mengalir

Lima kitaran menggerakkan setiap perniagaan

Apa jua industrinya, setiap perniagaan berjalan atas lima kitaran yang sama, masing-masing ada pencetus, pemilik dan kawalan.

Lima kitaran operasi, satu sistem rekod

Setiap kitaran ada permulaan, pengakhiran, pemilik dan kawalan. Kebanyakan kesakitan perniagaan berlaku di serah-terima.

  1. BOS satu sistem rekod

  2. Prospek ke tunai

    Kawalan utama

    Tiada kerja bermula tanpa skop, kontrak dan deposit yang ditandatangani

  3. Pembelian ke pembayaran

    Kawalan utama

    Padanan tiga hala; pembayar bukan pemesan

  4. Pengambilan ke pembangunan

    Kawalan utama

    Semakan kompetensi sebelum kerja bebas

  5. Rekod ke laporan

    Kawalan utama

    Tutup akaun bulanan dalam 10 hari bekerja

  6. Perancangan ke penambahbaikan

    Kawalan utama

    Setiap isu berulang berakhir dengan perubahan proses

Satu kawalan utama menjaga setiap kitaran. Pelan tindakan, Rajah 10

Kebanyakan kesakitan PKS yang sedang berkembang berlaku pada serahan antara kitaran.

Bagaimana kerja mengalir

Prospek ke tunai: sebelas langkah, empat gerbang

Kitaran yang membayar bil, dengan bukti yang dituntut setiap gerbang sebelum kerja berpindah.

Prospek ke tunai: sebelas langkah, empat peraturan penyiapan

Berlian menandakan serah-terima yang tidak boleh diteruskan sehingga peraturan penyiapannya dipenuhi.

  1. Tangkap pertanyaan

    Pemilik: Pemasaran atau jualan

  2. Saring prospek

    Pemilik: Jualan

  3. Tentukan skop

    Pemilik: Ketua teknikal atau penyampaian

  4. Kos dan harga

    Pemilik: Pemilik komersial

  5. Hantar cadangan

    Pemilik: Jualan

  6. Terima pesanan

    Pemilik: Jualan dan kewangan

    Peraturan penyiapan: Kontrak ditandatangani, deposit atau aturan bayaran

  7. Serah-terima

    Pemilik: Jualan kepada operasi

    Peraturan penyiapan: Pek serah-terima: skop, janji, jadual

  8. Jadual dan sampaikan

    Pemilik: Operasi

  9. Sahkan siap

    Pemilik: Operasi dan khidmat pelanggan

    Peraturan penyiapan: Penerimaan pelanggan atau pengecualian direkodkan

  10. Invois dan kutip

    Pemilik: Kewangan

    Peraturan penyiapan: e-Invois jika perlu, status kutipan

  11. Semak dan kekalkan

    Pemilik: Kejayaan pelanggan

Peraturan penyiapan: kerja beralih kepada pemilik seterusnya hanya apabila bukti wujud.

Setiap langkah ada satu pemilik. Pelan tindakan, Rajah 11

Peraturan siap menghalang pengasas menjadi 'penyemak terakhir': jualan masuk ke penyampaian hanya apabila skop, kelulusan, dokumen dan urusan bayaran lengkap.

Siapa memutuskan

Hak membuat keputusan: siapa boleh memutuskan apa

Delegasi gagal apabila orang menerima tugas tetapi masih perlu bertanya pemilik sebelum setiap keputusan.

Hak Membuat Keputusan: lima tahap

Kuasa mesti bergerak bersama tanggungjawab.

  1. Tahap 1

    Kumpul & syor

    Siasat dan cadangkan

    Untuk: Staf baharu, situasi yang tidak biasa

  2. Tahap 2

    Bertindak selepas kelulusan

    Pemilik atau pengurus meluluskan dahulu

    Untuk: Komitmen besar atau luar biasa

  3. Tahap 3

    Putuskan dalam had

    Bertindak dalam peraturan dan bajet bertulis

    Untuk: Keputusan harian yang standard

  4. Tahap 4

    Miliki hasilnya

    Urus hasil dan sumber

    Untuk: Pengurus yang sudah mantap

  5. Tahap 5

    Tambah baik sistem

    Ubah proses itu sendiri

    Untuk: Pemilik proses yang terbukti

Lebih kepercayaan, latihan dan rekod prestasi = lebih kuasa.

Pelan tindakan, Rajah 12

Perjanjian delegasi: satu halaman, tujuh baris

Had sebenar ditetapkan oleh setiap syarikat dalam Matriks Delegasi Kuasa sendiri.

  1. 1 Hasil yang dijangka
  2. 2 Bajet dan kuasa berbelanja
  3. 3 Standard kualiti dan masa
  4. 4 Kekerapan laporan
  5. 5 Pencetus eskalasi
  6. 6 Keputusan yang dikhaskan untuk pemilik
  7. 7 Tarikh semakan

Ancaman undang-undang, insiden keselamatan, pendedahan kewangan yang ketara dan dakwaan salah laku sentiasa mengikut laluan eskalasi yang berasingan.

Bagaimana syarikat menjaga masa

Rentak pengurusan

BOS hidup dalam kalendarnya: rentak menukar maklumat kepada keputusan, dan keputusan kepada tindakan yang selesai.

Rentak pengurusan: denyut jantung syarikat yang bergerak sendiri

Setiap mesyuarat ada masa tetap, agenda tetap dan output bertulis.

  1. Harian

    10–15 min sesi ringkas

    Keutamaan hari ini dan halangan

    Output: Tugasan, eskalasi segera

  2. Mingguan

    90 min kepimpinan

    Kad skor, keutamaan, isu

    Output: Keputusan, pemilik, tarikh akhir

  3. Bulanan

    2 jam semakan perniagaan

    Akaun, tunai, bajet berbanding sebenar

    Output: Unjuran dikemas kini, pembetulan

  4. Suku tahunan

    1 hari perancangan

    Semak strategi, tetapkan 3⁠–⁠7 keutamaan

    Output: Keutamaan 90 hari seterusnya

  5. Tahunan

    2 hari perancangan

    Visi, bajet, kapasiti, pemimpin

    Output: Pelan tahunan yang diluluskan

Membatalkan mesyuarat ialah tanda pertama kemerosotan.

Pelan tindakan, Rajah 13

Mesyuarat kepimpinan mingguan 90 minit

Hari sama, masa sama, agenda sama.

  1. Berita baik (5 minit)
  2. Kad skor (5 minit)
  3. Semakan keutamaan (5 minit)
  4. Tajuk utama (5 minit)
  5. Tindakan minggu lepas (5 minit)
  6. Kenal pasti > Bincang > Selesaikan isu utama (60 minit)
  7. Sahkan dan nilai (5 minit)
Dua pertiga masa menyelesaikan isu, bukan melapor. Pelan tindakan, Rajah 14

Kemas kini, isu, keputusan, tindakan

Satu kelewatan pembekal, empat jenis kenyataan dalam mesyuarat.

  1. Kemas kini

    “Pembekal lewat.”

    Mesyuarat

    Dicatat dalam masa kurang 30 saat

  2. Isu

    “Kelewatan itu akan menghentikan serah-terima hari Jumaat.”

    Mesyuarat

    Ditambah ke senarai isu dan diutamakan

  3. Keputusan

    “Guna pembekal alternatif yang diluluskan.”

    Mesyuarat

    Direkodkan, bersama siapa yang menyampaikannya

  4. Tindakan

    “Perolehan mengesahkan ketersediaan menjelang 2 petang hari ini.”

    Mesyuarat

    Satu pemilik, satu tarikh akhir

Setiap isu dalam senarai diselesaikan begini

  1. Kenal pasti

    Tanya mengapa sehingga punca sebenar

  2. Bincang

    Setiap orang bercakap sekali

  3. Selesaikan

    Satu pemilik, satu tarikh, ubah proses jika berulang

Kemas kini menyatakan fakta, isu menyatakan masalah, keputusan memilih, tindakan ada satu pemilik dan satu tarikh. Pelan tindakan, bahagian 8

Membatalkan mesyuarat ialah tanda pertama kemerosotan.

Keutamaan 90 Hari

Satu hasrat

“Tingkatkan jualan”

Satu keutamaan

“Lancarkan program rujukan dengan 20 rakan kongsi aktif”

3–7 keutamaan syarikat setiap suku tahun: spesifik, boleh diukur, siap atau tidak menjelang hari ke-90.

Apa yang diukur

Kad skor: petunjuk awal dahulu

Lapan bidang, beberapa angka setiap satu, dan setiap angka memacu satu keputusan.

  • Permintaan

    Mingguan · petunjuk awal
    Prospek berkelayakan, masa respons, kos setiap prospek
    Bulanan · petunjuk lewat
    Kos Perolehan Pelanggan

    Keputusan yang dipacu: Di mana usaha perolehan dibelanjakan

  • Jualan

    Mingguan · petunjuk awal
    Temu janji, sebut harga, susulan dibuat
    Bulanan · petunjuk lewat
    Hasil, kadar tutup jualan, nilai purata pesanan

    Keputusan yang dipacu: Cara menambah baik tawaran dan saluran jualan

  • Penyampaian

    Mingguan · petunjuk awal
    Kerja ikut jadual, tunggakan, penggunaan kapasiti
    Bulanan · petunjuk lewat
    Kadar penyampaian tepat masa, margin kasar setiap kerja

    Keputusan yang dipacu: Apa yang perlu dijadualkan atau diberi sumber

  • Kualiti

    Mingguan · petunjuk awal
    Penerimaan kali pertama, kecacatan, kerja semula
    Bulanan · petunjuk lewat
    Kos kerja semula, tuntutan waranti

    Keputusan yang dipacu: Proses mana yang perlu dibetulkan

  • Pelanggan

    Mingguan · petunjuk awal
    Aduan diselesaikan dalam 48 jam, ulasan diminta
    Bulanan · petunjuk lewat
    Kadar pembelian semula, Net Promoter Score

    Keputusan yang dipacu: Di mana pengalaman perlu ditambah baik

  • Kewangan

    Mingguan · petunjuk awal
    Tunai dikutip, penghutang melebihi 30 hari, baki tunai
    Bulanan · petunjuk lewat
    Margin bersih, kitaran penukaran tunai, varians bajet

    Keputusan yang dipacu: Apa yang perlu dikutip, dibelanjakan, dibiayai atau dihentikan

  • Manusia

    Mingguan · petunjuk awal
    Kekosongan, jam latihan, perbualan suku tahunan dibuat
    Bulanan · petunjuk lewat
    Kadar pusing ganti, hasil setiap pekerja

    Keputusan yang dipacu: Di mana perlu mengambil pekerja atau membangunkan orang

  • Kebebasan

    Mingguan · petunjuk awal
    Campur tangan pengasas minggu ini
    Bulanan · petunjuk lewat
    Kerusi kritikal tanpa pengganti

    Keputusan yang dipacu: Apa yang perlu diagihkan atau diperkukuh

Setiap KPI perlukan takrifan, formula, sumber, pemilik, kekerapan dan ambang tindakan.

Lapan formula di sebalik angka

Margin kasar
(Hasil − kos jualan) ÷ hasil
Sumbangan seunit
Harga jualan − kos berubah bagi unit itu
Isi padu pulang modal
Kos tetap ÷ sumbangan seunit
Kos Perolehan Pelanggan
Perbelanjaan perolehan ÷ pelanggan baharu diperoleh
Kadar penukaran
Pelanggan diperoleh ÷ peluang berkelayakan
Penyampaian tepat masa
Penyampaian pada tarikh dipersetujui ÷ penyampaian yang perlu
Kitaran penukaran tunai
Hari inventori atau WIP + hari penghutang − hari pemiutang
Hasil setiap pekerja
Hasil tahunan ÷ kakitangan setara sepenuh masa

Bagaimana kerja ditulis

Standard SOP 12 medan

Prosedur membolehkan orang yang terlatih membuat kerja dengan betul tanpa bergantung pada ingatan pengasas.

Anatomi SOP 12 medan

Satu helaian: cukup supaya orang terlatih lain boleh membuat kerja itu tanpa ingatan pengasas.

SOP Prosedur Operasi Standard

12 medan

Mengapa

  1. Tujuan

    Hasil yang dilindungi

  2. Pencetus

    Peristiwa yang memulakan kerja

  3. Pemilik

    Satu orang yang bertanggungjawab

Buat

  1. Input

    Maklumat, bahan, alat

  2. Langkah

    Hanya 20% yang menentukan 80%

  3. Kuasa

    Apa yang boleh diputuskan sendiri

Buktikan

  1. Semakan

    Kawalan kualiti, wang, keselamatan

  2. Output

    Bukti ia telah dibuat

  3. Lokasi rekod

    Tempat bukti disimpan

Tangani

  1. Pengecualian

    Kes di luar standard

  2. Eskalasi

    Siapa memutuskan, dan bila

  3. Versi dan tarikh semakan

    Siapa menyelenggara, semakan seterusnya

Mengapa, Buat, Buktikan, Tangani: empat soalan, dua belas medan. Pelan tindakan, Jadual 5

Sedia untuk diagihkan: Orang lain yang terlatih boleh melakukannya, menghasilkan bukti, dan mengendalikan atau mengeskalasi pengecualian dengan betul.

Tunai dan kawalan

Tunai, kawalan dan disiplin wang

Tunai ialah punca kematian paling biasa bagi PKS Malaysia, dan paling mudah dicegah dengan rutin mingguan.

Berapa lama wang anda sendiri terkunci

Jurang tunai = hari stok atau kerja dalam proses + hari untuk kutipan − hari anda mengambil masa membayar pembekal.

Contoh ilustrasi

Pendekkan jurang dengan

  • Deposit
  • Pengebilan mengikut kemajuan
  • Invois pada hari yang sama
  • Jadual susulan tetap
  • Tempoh pembekal lebih panjang
Pelan tindakan, Rajah 7

Tujuh alat disiplin wang, dan kekerapannya

  • Unjuran Aliran Tunai 13 minggu Mingguan
  • Peruntukan Profit First Dua kali sebulan
  • Penuaan penghutang Mingguan
  • Bajet berbanding sebenar Bulanan
  • Had kelulusan dan dua tandatangan Setiap bayaran
  • Penyesuaian bank Bulanan, sebaiknya mingguan
  • Dana rizab 3 bulan kos tetap, kemudian 6

Di mana hasil bertemu jumlah kos

Contoh kerja: harga 1,000 dan kos penyampaian 650 setiap kerja, kos tetap 14,000 sebulan.

Contoh ilustrasi

Ribu sebulan

Pulang modal: 40 kerja Pulang modal: 56 kerja
  • Hasil: 1,000 setiap kerja
  • Jumlah kos: penyampaian 650 setiap kerja, campur kos tetap
  • Jumlah kos apabila perolehan menambah 100 setiap kerja

Titik pulang modal = kos tetap ÷ sumbangan seunit

Dengan kos yang diambil kira

14,000 ÷ 350 = 40 kerja

1,000 − 650 = 350 sumbangan setiap kerja

Dengan kos perolehan tersembunyi

14,000 ÷ 250 = 56 kerja (+40%)

1,000 − 650 − 100 = 250 sumbangan setiap kerja

Kos perolehan tersembunyi menaikkan titik pulang modal sebanyak 40% Pelan tindakan, Rajah 6

Pertumbuhan sentiasa menggunakan tunai sebelum menghasilkannya. Unjurkannya sebelum menandatangani kontrak yang lebih besar.

Teknologi & AI

Teknologi dan AI, dengan pagar keselamatan

Teknologi sepatutnya menjadikan proses yang baik lebih pantas dan lebih kelihatan. Ia tidak boleh menjadikan proses yang buruk baik.

Seni bina teknologi: satu rekod untuk setiap jenis kebenaran

Setiap sistem ada pemilik. Automasi memindahkan data antara sistem. AI membuat draf; manusia meluluskan langkah penting.

Kelulusan manusia pada setiap titik penting

  • Pertanyaan dan jualan

    CRM

  • Transaksi kewangan

    Perakaunan atau ERP (sedia MyInvois)

  • Penyampaian

    Pengurusan projek, kerja atau pesanan

  • Perolehan dan stok

    Pembelian dan inventori

  • Manusia

    HR dan gaji

  • Pengetahuan

    Dokumen dan pangkalan pengetahuan

  • Pengurusan

    Papan pemuka

  • Integrasi

    Automasi aliran kerja

    Pemindahan, pemberitahuan, kelulusan, amaran ralat

Sistem rekod

Satu rekod untuk setiap jenis kebenaran

Susunan pelaksanaan

  1. Fahami kerja itu
  2. Permudahkannya
  3. Tetapkan pemilikan
  4. Wujudkan rekod yang bersih
  5. Konfigurasi alat
  6. Latih pengguna
  7. Automasikan langkah yang stabil
  8. Pantau hasil
Teknologi menjadikan proses yang baik lebih pantas dan lebih jelas; ia tidak boleh membaiki proses yang buruk. Pelan tindakan, Rajah 15, bahagian 11

Tujuh kegunaan AI pertama, masing-masing dengan pagar keselamatan

  • KegunaanDraf cadangan daripada data skop dan harga yang diluluskan

    Pagar keselamatanSeorang yang dinamakan meluluskan harga dan terma sebelum dihantar

  • KegunaanRingkaskan mesyuarat kepada keputusan dan tindakan

    Pagar keselamatanPemilik mengesahkan tindakan dalam rekod mesyuarat

  • KegunaanJawab soalan lazim dan kategorikan pertanyaan WhatsApp

    Pagar keselamatanSerahkan kepada manusia untuk harga, aduan dan komitmen

  • KegunaanDraf hantaran pemasaran daripada dakwaan yang diluluskan

    Pagar keselamatanTiada dakwaan baharu; semakan jenama sebelum disiarkan

  • KegunaanDapatkan SOP semasa untuk staf di tapak

    Pagar keselamatanHanya versi terkini yang diluluskan ada dalam pangkalan pengetahuan

  • KegunaanTandakan kos luar biasa, invois tertunggak atau margin yang jatuh

    Pagar keselamatanAmaran dihantar kepada pemilik kerusi, yang memutuskan tindakan

  • KegunaanDraf kemas kini kemajuan pelanggan daripada rekod projek

    Pagar keselamatanFakta datang daripada rekod yang disahkan, bukan daripada model

Setiap automasi atau aliran kerja AI perlukan

  • Pemilik
  • Data yang dibenarkan
  • Output yang dijangka
  • Tanggungjawab semakan
  • Amaran kegagalan
  • Sandaran
  • Semakan kos-faedah

Semakan manusia kekal pada kontrak, bayaran, keputusan pekerjaan dan keselamatan.

Di RumahHQ · contoh komponen 9 Bagaimana RumahHQ menyusun teknologinya Susunan satu syarikat, bukan syarat: perniagaan mikro boleh berjalan dengan beberapa alat awan yang diurus dengan baik. Lihat aliran kerja RumahHQ yang sedang berjalan

Mahu jentera ini berjalan dalam syarikat anda?

Program dan pecutan 90 hari memasangnya bersama anda. Mulakan percuma dengan diagnostik, atau bercakap terus dengan Saif.

Pasang BOS dalam syarikat anda
WhatsApp Telefon 016-354 7300 Ambil Diagnostik BOS
Seterusnya: pecutan 90 hari, ujian ketiadaan dan tadbir urus